Verwerkersovereenkomst

Deze overeenkomst geldt tussen de organisatie die ilmy afneemt — een moskee, een weekendschool of een andere onderwijsinstelling — en Kirca IT Services (h.o.d.n. ilmy), Haarlem, KvK 91781418.

• De organisatie is verwerkingsverantwoordelijke: zij bepaalt welke leerlingen een profiel krijgen en waarvoor.
• Kirca IT Services is verwerker: wij verwerken die gegevens uitsluitend in opdracht van de organisatie.

Deze overeenkomst hoort bij de afname-overeenkomst en wordt getekend vóórdat de eerste leerling wordt aangemaakt. Ze loopt zolang die overeenkomst loopt.

Betrokkenen: leerlingen van de organisatie, en de docenten of beheerders die namens de organisatie een account hebben.

Gegevens van een leerling: voornaam, gebruikersnaam, leeftijdsgroep, de klas waar hij in zit, de gekozen avatar, een eventuele pincode (onomkeerbaar versleuteld) en de leervoortgang — welke lessen zijn gedaan, welke antwoorden zijn gegeven, welke sterren en munten zijn verdiend.

Wat we bewust niet verwerken: achternaam, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer, adres, foto of stemopname van een leerling. Die velden bestaan niet in ons systeem, en dat is geen instelling maar de structuur van de database — een poging ze mee te sturen wordt geweigerd in plaats van genegeerd.

Gegevens van een docent: naam, e-mailadres en een onomkeerbaar versleuteld wachtwoord.

Doel: uitsluitend het leveren van het leerplatform aan de organisatie. Niet voor eigen productontwikkeling met herleidbare gegevens, niet voor onderzoek, en nooit voor reclame.

We verwerken de gegevens alleen op schriftelijke instructie van de organisatie. Deze overeenkomst en de instellingen die de organisatie in het platform kiest, gelden als die instructie. Verplicht een wet ons tot iets anders, dan melden we dat vooraf, tenzij die wet dat verbiedt.

Vindt Kirca IT Services dat een instructie in strijd is met de AVG, dan zeggen we dat en voeren we haar niet uit.

Iedereen bij ons die bij deze gegevens kan, is tot geheimhouding gehouden, en toegang krijgt alleen wie die voor zijn werk nodig heeft.

Passende technische en organisatorische maatregelen, en dit is wat ze concreet zijn:

• Al het verkeer loopt over een versleutelde verbinding.
• Wachtwoorden en pincodes worden onomkeerbaar versleuteld opgeslagen (argon2id) en zijn voor niemand leesbaar, ook niet voor ons.
• Sessies verlopen na vijftien minuten en vernieuwen zichzelf; ze zijn allemaal tegelijk in te trekken.
• Inlogpogingen zijn begrensd, per IP-adres én per account.
• Gegevens van de ene organisatie zijn op databaseniveau afgeschermd van die van een andere: een query zonder organisatie wordt geweigerd in plaats van breed uitgevoerd.
• Alles wat onomkeerbaar of ingrijpend is, gaat een logboek in dat 24 maanden bewaard blijft.
• Er worden versleutelde back-ups gemaakt, en het terugzetten daarvan wordt periodiek ook echt getest.

De organisatie geeft algemene toestemming voor de subverwerkers hieronder. Komt er een bij, of gaat er een weg, dan laten we dat minstens dertig dagen van tevoren weten en mag de organisatie bezwaar maken; komen we er niet uit, dan mag zij de overeenkomst opzeggen. Met elke subverwerker sluiten we dezelfde afspraken als hier staan.

• Mollie (Nederland) — betalingen en incasso’s — zij zien je betaalgegevens, wij niet.
• (nog niet ingevuld) (Europa) — het versturen van e-mail, zoals het weekrapport en berichten over je abonnement.

Alle verwerking vindt plaats binnen de Europese Economische Ruimte. Er is geen doorgifte naar een derde land en dus ook geen doorgiftemechanisme nodig.

Ontdekken we een inbreuk in verband met persoonsgegevens van de organisatie, dan melden we dat zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 24 uur na ontdekking bij de organisatie. Die termijn is korter dan de 72 uur die de wet de organisatie zelf geeft, en dat is met opzet: zij moet die 72 uur nog kunnen halen.

We melden wat er is gebeurd, welke categorieën gegevens en hoeveel betrokkenen het vermoedelijk raakt, wat de gevolgen kunnen zijn en wat we eraan doen. De melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens en aan de betrokkenen doet de organisatie; wij leveren wat ze daarvoor nodig heeft.

Krijgt de organisatie een verzoek om inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar of overdraagbaarheid, dan helpen wij daaraan mee met de gegevens en de middelen die wij hebben. Komt zo'n verzoek rechtstreeks bij ons binnen, dan beantwoorden we het niet zelf maar sturen we het door naar de organisatie — wij mogen daar niet buiten haar om over beslissen.

We helpen daarnaast bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling en bij een eventueel voorafgaand overleg met de toezichthouder, voor zover dat op onze verwerking betrekking heeft.

Eindigt de overeenkomst, dan levert de organisatie zelf een uitvoer op van de gegevens die zij wil behouden, of vraagt zij ons die te maken. Daarna verwijderen we de persoonsgegevens binnen dertig dagen, inclusief die bij subverwerkers, tenzij een wet ons verplicht ze te bewaren — dan bewaren we alleen dat en niets meer.

Op verzoek bevestigen we schriftelijk dat het gebeurd is.

De organisatie mag één keer per jaar controleren of we ons aan deze overeenkomst houden, en vaker als er concrete aanleiding is. Dat kan met vragen, met documentatie, of met een audit door een onafhankelijke deskundige die aan geheimhouding gebonden is. We kondigen samen een termijn af die de dienstverlening niet verstoort. De kosten zijn voor de organisatie, behalve wanneer de controle een tekortkoming van ons aan het licht brengt.

Elke versie heeft een nummer, en het nummer dat gold bij de ondertekening wordt vastgelegd. Wijzigen we iets wezenlijks, dan leggen we dat minstens dertig dagen van tevoren voor. Voor de rest gelden de voorwaarden en beschrijft de privacyverklaring wat er in de B2C-situatie gebeurt.

Vragen of tekenen: hallo@ilmy.nl.